Afmeldbeleid

Om te profiteren van de behandeling is het belangrijk dat je op komt dagen. Niet alleen voor jouw herstelproces, maar ook om de inzet van behandelaren zo goed mogelijk te benutten. Daarom maken we duidelijke afspraken over afmelden en niet verschijnen op afspraken.

Tijdige afmelding: uiterlijk 2 werkdagen van tevoren
Soms komt het voor dat je een afspraak moet afzeggen of verzetten: dat is geen probleem. Zorg waar mogelijk dat we je afmelding uiterlijk 2 werkdagen van tevoren ontvangen. We verzoeken je met klem dit eerder te doen: eerdere afmeldingen geven meer rust in de planning, ook voor je mede cliënten. Bovendien is de kans dan groter dat iemand anders op die plek kan worden ingepland.
Tijdige afmeldingen (uiterlijk 2 werkdagen van tevoren) kan je kosteloos doorgeven via het gewone planningskanaal: planning@centrumbuitengewoon.nl. Afspraken op maandag moeten op de vrijdag voorafgaand voor 10u zijn doorgegeven.

Herhaaldelijke tijdige afmelding
We gaan er vanuit dat je minimaal 80% van de geplande sessies aanwezig kunt zijn. Kom je daar onder dan krijg je bericht over het belang van nakomen van afspraken voor je proces, en het zorgvuldig omgaan met kostbare behandeltijd. Het kan zijn dat een gesprek met je (regie) behandelaar volgt, wanneer er afmeldingen blijven komen.

Behandelpauze/ heraanmelding
Ben je langere tijd (veel) aanwezig vanwege een langduriger situatie, dan vragen we jou vooraf in overleg te gaan met je RB over deze situatie. Jullie kunnen dan samen beslissen wat passend is. In uitzonderlijke gevallen kan je samen besluiten een behandelpauze in te lassen van 6 of 12 weken. Deze optie gaan we echter zeer spaarzaam mee om, gezien de impact die dit heeft op de planning en het gebruik van kostbare behandeltijd.
In de meeste gevallen zal het passender zijn de behandeling voor dat moment te beëindigen en een heraanmelding te doen wanneer het wel weer lukt je volledig in te zetten voor de behandeling. Wanneer dat passend blijkt kan je versneld terug instromen in de behandeling.

Spoed afmelding: coulance voorwaarden
Zit je binnen 2 werkdagen van tevoren, dan betreft dit altijd een spoed afmelding. Spoedafmeldingen zijn bedoeld voor zeer acute en ernstige situaties (calamiteiten) waardoor het onverhoopt echt niet lukt (ook niet telefonisch of via beeldbellen) om (een stukje) behandeling te volgen. Alleen in die situaties zijn de coulance voorwaarden van toepassing. Valt jouw afmelding daar niet onder, dan volgt een no show factuur.

Spoed afmelding: no show factuur
De ervaring is dat in veel situaties beeldbellen of een (kort) telefonisch contact goed mogelijk is, en verwachten dat je je maximaal inspant om daar een haalbare vorm voor te vinden. Wanneer je twijfelt en een mogelijke afmelding ziet aankomen, kan het secretariaat binnen kantoortijden soms met je meedenken. Buiten kantoortijden gaat het secretariaat niet met je in gesprek hierover.
De beslissing om af te zeggen maak jij altijd zelf.
Zeg je je afspraak binnen 2 werkdagen af, dan beoordeelt de bestuurder van Centrum Buitengewoon op een later tijdstip of onderstaande coulance voorwaarden van toepassing zijn, en communiceert dit binnen een week naar jou.

Procedure spoed afmelding (bij ernstige calamiteiten)

Gebruik altijd ons spoednummer: 038-7854302. Gebruik bij voorkeur whatsapp op dit nummer: dat schakelt het snelst. Telefonisch contact is ook mogelijk: stuur b.g.g. alsnog een whatsapp of spreek de voicemail in.
We ontvangen graag de reden van je spoed afmelding.
Spoed afmeldingen via andere kanalen dan het spoedkanaal (bijvoorbeeld via mail of doorgegeven aan behandelaren) zijn niet geldig.
Het secretariaat stuurt een standaard bericht met de vraag of het lukt de afspraak (gedeeltelijk) via (beeld)bellen door te laten gaan, of dat je je definitief afmeldt met het risico op een no show factuur. Wil je alsnog komen of omzetten in (beeld)bellen dan is snel schakelen noodzakelijk: krijgen we niet snel genoeg reactie op ons bericht dan maken we de afmelding definitief.
Bij afmelding ontvang je binnen een week van de bestuurder (of plaatsvervanger) bericht of inderdaad een no show factuur volgt, of dat de coulance voorwaarden van toepassing zijn. Het kan zijn dat daarvoor aanvullende informatie nodig is, zoals een verklaring van de acute overmachtssituatie.
Voor een spoed afmelding zonder coulance voorwaarden rekenen we een no show tarief van €100,- per ingeplande sessie van 75 minuten. Bij een kortere of langere sessie berekenen we het no show tarief naar rato.
Bij niet verschijnen op de afspraak zonder bericht geldt het no show tarief van €150,- per ingeplande sessie van 75 minuten.
Bij een tweede no show binnen een behandeljaar, volgt een bericht dat dit mogelijk de voortgang van je behandeling belemmert, en een gesprek nodig is met je (regie)behandelaar. Een gevolg kan zijn dat de behandeling wordt afgeschaald of gepauzeerd, totdat het wel weer lukt de afspraken structureel na te komen.
Bij een derde no show binnen een behandeljaar volgt een gesprek met je regiebehandelaar. We behouden ons het recht voor de behandeling in dat geval te beëindigen.
Wanneer je niet verschijnt op een afspraak zonder bericht en we daarna niet binnen een week contact met je krijgen, sluiten wij het dossier en doen daarvan melding aan de verwijzer.
Bij beëindiging vanuit onze kant ben je welkom op een later moment een heraanmelding te doen, als je wel in staat bent je volledig in te zetten. We kunnen dan een eventueel vervolg bespreken.
Een no show factuur kan niet worden ingediend bij je zorgverzekeraar: dit betreft geen geboden zorg.

Coulance voorwaarden
Er zijn enkele coulance voorwaarden waaronder een no-show niet in rekening wordt gebracht. Beoordeling hiervan vindt achteraf plaats door de bestuurder, en niet door het secretariaat.

Overlijden, ernstige ziekte of ongeval familielid eerste of tweede graad
Ernstige en acute ziekte van jouzelf, waarbij (beeld)bellen niet mogelijk is

Geen coulance voorwaarden
Er zijn ook een aantal situaties waarop de coulance voorwaarden niet van toepassing zijn:

Een afspraak vergeten, niet op tijd gelezen of niet goed genoteerd hebben
Onverwacht geen oppas hebben
Afwezigheid die al eerder bekend was
Afwezigheid waarbij je je onvoldoende inspant een haalbare vorm te vinden voor het door laten gaan van (een deel van) je sessie